出張先ではトラブルに対してなかなか機敏に動けません

仕事でのミスだけではなく、旅にはトラブルがつきものであるように、出張でもトラブルが発生することが多いです。見ず知らずの土地へ行くわけですから、突然のアクシデントに右往左往してしまうこともあるでしょう。そんな状況下でも柔軟に対処できるよう、出張には入念な下調べと準備が必要になってきます。

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出張のスケジュールは、基本的に訪問先の都合に合わせます。遠方ではいつもと勝手が違いますし、時間的な制約も大きく、予定内に業務を終えることは大変に難しいことです。万が一アクシデントに見舞われたときは、決めておいたスケジュールなど役に立ちません。「まぁ、大丈夫だろう」「何もないだろう」とは思わず、何かあったときにでも柔軟に対処できるよう、出張先でも「ほうれんそう」を忘れないように。

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特に日帰り出張のときなどは、作業できる時間が短いですし、「明日の朝、またお伺いします」というわけにもいきません。時間の配分を間違えないよう、旅行気分では決して行かないようにしてください。1日のうちに複数社を訪問する場合はもっと注意が必要になってきます。アクセス方法などを綿密に調べていても、実際に行ってみたら駅が広すぎて移動に時間がかかり、予定していた電車に乗れなかった……なんてことも多々ありますから、時間には充分余裕を持ちたいですね。

出張には、訪問先の住所や連絡先だけでなく、会社に残していく仕事に関係している各社の連絡先の控えを持っていく必要もあります。また地図をよく確認しておくことも重要ですし、交通チケットなどは絶対に無くさないよう気をつけ、打ち合わせに必要な書類もいくつかのパターンを想定して用意しておくことが肝心。筆記用具や名刺は必須ですし、携帯電話やパソコンを持っていくときは、必ず充電器を持っていくことを忘れないようにしましょう。また、宿泊するホテルでパソコンやFAXが利用できるか、あるいはホテルの近くにコンビニがあり、コピーやFAXやお金の引き出しがスムーズに出来るかもポイントです。

訪問先にお土産を持っていくかどうかに悩む場合もありますが、必ずしも持参する必要はありません。しかし、お土産とは「気持ち」「心遣い」ですから、地元で有名な銘菓などを持っていくと喜ばれるでしょう。また、帰りは自社へのお土産を買うかどうかに悩みますが、残してきた仕事や、留守の間に電話対応などを代わってくれていることを考えると、やはりちょっとしたお菓子くらいは持って帰りたいですね。訪問先へのお土産は、上司などから持っていくように言われたときは代金を経費で落とせますが、それ以外は自費ですし、勿論、自社へのお土産も自費。出張にはあれこれと出費がかさむものですから、財布の中身にも注意が必要かもしれません。



宿泊するホテルで気をつけたいマナー

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旅館やホテルでは、あなたがお客様になります。おもてなしの心で迎えられるので、こちらもマナーを正しく守り、より良いサービスを受けられるよう心がけてください。海外などでは、チップや心づけを渡すこともありますが、国内では基本的に必要ありません。逆に渡そうとすると、従業員規約などにより、相手が困る場合もありますから、無理をして渡さないようにしてください。

ホテルや旅館に大浴場・温泉などがある場合、大声を出したり、歌を歌ったり、洗い場にアメニティグッズを置きっぱなしにして場所取りなどをしないよう注意しましょう。ホテルでは基本的に浴槽の外で体を洗ったりしません。シャワーカーテンの裾を浴槽の中に入れ、全て中ですませるようにしてください。旅館でゆかたに着替え、廊下を歩くことに問題はありませんが、ホテルでバスローブのまま廊下を歩かないようにしてくださいね。バスローブはバスタオルの代わりに使用するものであって、ゆかたのような服ではありません。そのまま出歩くのは恥ずかしいことですよ!



海外でのマナー

海外では特にトイレを心配することが多くなります。トイレは日本のようにあちこちにあるものではなく、大きなデパートでも、コンビニにも、トイレがあるとは限りません。また公衆トイレを使用する場合には、使用料金を取られる場合が多いですから(100円程度)、小銭を用意しておくことです。出来るだけ行けるときに行っておくのが無難です。

またたとえトイレでも、出入り口に係りの人がいるときには、チップを払います。レストランでは食事料金の10~15%を上乗せして払うことでチップとなったり、ホテルのベッドメイキングでは2ドル程度。バーではドリンクを運んでもらうたびに1ドル必要ですし、ホテルで荷物を運んでもらったら1~2ドルをチップとして渡します。タクシーでも、料金の10~15%上乗せしますし(荷物の上げ下ろしを手伝ってもらった場合には、もう少し多めに)、ルームサービスやドアマンにもチップが必要です。国によって金額はまちまちですから、チップの相場なども調べておく必要がありますよね。

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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員