アポイントの取り方と、訪問先でのマナーは大丈夫ですか?

営業や商談などで他社を訪問するには、アポイントを取る必要があります。昔は「飛び込み営業」などというものが大いに流行りましたが、いきなりの訪問は相手の都合を全く考えていないため、大変失礼にあたりますし、結局相手にしてもらえないことが多いため売り上げにも繋がりません。

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ネットでの注文やお問い合わせを受けた場合は、最初のアクションがメールである場合もあるかもしれませんが、基本的にアポイントを取るときは電話で行ないます。……とは言っても、全く知らない会社にいきなりセールスの電話をかけるようなことはあまりありませんから安心してください。大抵は、お問い合わせいただいた方に対し、回答を含めたお話しの中でアポイントを取ったり。過去に自社サービスをご利用いただいた方々へ、キャンペーンなどの案内を兼ねて電話をし、アポイントを取ったり。来てくださいと言われ、訪問の日時を決定するために電話を使います。

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アポイントを取る前に準備しておくことは、空いている日時や時間の確認と、突然、同行者が必要になっても大丈夫か、他の人の予定も把握しておくことです。訪問の際に機材などが必要な場合は、あらかじめ点検しておきます。いざ電話でアポイントを取るときは、日時や時間の決定だけでなく、訪問先の相手がどこの部署にいて、会社をどのように訪ねれば会えるのかも、相手から聞き出しておくとよいでしょう。

会社には受付があって、内線で呼び出してもらわなければ会えない場合もありますから、内線番号を聞くこともお忘れなく。また車で行くなら地図にて道の確認と、駐車場がどこにあるのかも必ずチェック。訪問先の駐車場を使用できる場合もありますから、相手に聞いてみましょう。電車やバスでの訪問になる場合には、最寄駅や目印となる建物などを把握しておいてください。また相手側には、訪問する人数を必ずお伝えしておきましょう。

もしも訪問の日時がなかなか折り合わないことがあったら、すでにアポイントをとってある方たちに相談して、予定を変更できる方がいないか探す必要があります。一度アポイントを取ったのに、変更を依頼することは失礼にあたりますので、なるべく柔軟に対応してくれそうな相手を選ぶべきですね。

訪問先へ出向いたら、約束の時間より15分は早くつけるように心がけます。また、訪れた企業の社員の方々の、誰に対してでも失礼のないように振舞いましょう。挨拶やお辞儀はしっかりと!



名刺交換で相手のビジネススキルが分かる!?

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仕事をしていると、名刺交換をする場面が必ず訪れます。名刺入れは常にキレイなものを持ち歩き、中に入れている自分の名刺も汚れのないように気をつけましょう。名刺交換の最中に落とすなどして名刺を汚してしまった場合には、「失礼しました」と言葉を添えてから、新しい名刺を取り出して渡します。落として汚くなった名刺を、名刺入れに戻したり、その辺に捨てたりしないで、ポケットにそっと仕舞いましょう。

名刺を交換するときは、両手の親指と人差し指で端をつまみ、相手側から文字が読めるように向けます。その際、残りの指で、自分の名刺入れを持っているのがマナー。自分の名刺入れの上に、自分の名刺をかざすようにして名刺を持ち、相手に見せます。名刺だけを持たないよう気をつけてください。名刺を見せながら、「○○会社○○課の○○と申します」と名乗りましょう。お互いに交換するときは、名刺を右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。基本的には上司から先に。相手側でも位が上の人に対してを先にしましょう。

商談中に名刺をもらったら、もらった名刺は名刺入れの上に置き、テーブルの端に置いておきます。決してしまったりしないでくださいね! 名刺交換をした相手が複数いる場合には、相手の並び順通りに名刺をテーブルの端に並べ、顔と名前を覚えてください。

いただいた名刺はその場できちんと確認しましょう。特に名前は、きちんとその場で発音して確認するべきです。漢字の読み方が分からないことも、読み方が違うこともあります。間違った読み方で覚え、間違った呼び方をしていては大変失礼ですよね。相手も間違っていると分かっていて、「違う」とは言い出せずにいることもありますから、名前だけはよく確認しましょう。

特に初対面での名刺交換ではイメージが大事です。満面の笑みである必要はありませんが、微笑む程度の笑みと、明るい口調で自己紹介をしましょう。また商談などが終わったら、相手の特徴や印象、ご利用いただくサービスや金額などを名刺の裏に書き込み、ファイルなどに入れてきちんと整理しておくと良いです。長く連絡が途絶えることがあっても、名刺の裏を見れば、どんな人であったのかを思い出すことができます。

名刺を切らすことのないよう、普段から心がけていたいですが、たまたまミスをして切らしてしまった場合は、「名刺を切らしておりまして、申し訳ありません」と謝ったうえで、フルネームを名乗ってください。また、名刺の補給が出来たら、必ず相手先へ名刺を郵送すること。このとき間違っても名刺だけを郵送してはいけませんよ!簡単なもので構いませんから、添え状をつけるようにしてください。


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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員