接待をするための下準備/抜かりなく丁寧に段取りを踏みましょう

例えそれがどのような接待であろうと、とにかく相手を招いて宴会を開けばいい……なんてことはありません。接待における成功とは、即ち相手に喜んでいただくことです。日頃から相手の好みなどを細かくリサーチしておく必要がありますし、予約を入れようと考えているお店には一度足を運び、料理やお酒の味、雰囲気、サービス、アクセス方法などをチェックしておく必要もあります。

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接待の内容や人数、予算などを踏まえ、まずは上司に相談しましょう。接待をするには、相手と同格、あるいはそれより上の役職者が適任だからです。部長さんを接待するには、自社の部長や常務、専務、副社長や社長たちに参加してもらわなければいけません。

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接待する日程は、こちらからいくつか候補日をあげ、相手にはその中から選んでもらいます。お店によっては時間帯や曜日によってサービスプランを設定しているところがあるので、出来るだけ良い条件で接待できる日取りを選びましょう。お店選びのポイントは、まず今回の接待の趣旨にお店の格が合っているかどうか考えること。そして勿論、相手の好みに合うかどうかです。個室の広さは充分であるか、うるさい場所ではないか、店員の対応は良いか、相手の好むお酒が置いてあるかどうかも重要ですよね。それから、相手の会社に近いところ、あるいは先方の帰宅途中にあるお店などが、喜ばれるための気配りポイントです。

お店を選び、事前に一度利用してみて、いいなと思ったらすぐに予約を入れましょう。参加者にはFAXやメールにて日時とお店へのアクセス方法、地図などを添付して連絡を入れておきます。最低でも2週間前。余裕を持って1ヶ月前だと、相手も予定を組みやすいと思います。

また必要に応じて、手土産を持っていくのも良い心配りです。手土産は相手の好みで選んでも構いませんが、奥様へ向けたものをチョイスするという手段もあります。いくら接待だとは言え、夜遅くに酔っ払って帰宅するのは誰だってバツが悪いもの。そこで手土産を持たせて差し上げる、ということですね。奥様の好みまでをリサーチするのは大変なことですが、もしも好みを聞く機会があれば、情報をどんどん聞き出して、その商品に関する事前調査も行なっておくと良いですね。

接待費用は余裕をもって考えておいてください。当日何が起こるか分かりませんから、急なことにも対応出来るよう、お店でカードの使用ができるか確認しておくことも大切です。段取りは相手が帰るところまで抜かりなく行ないましょう。



仕事の話は後回し!まずは和やかな雰囲気作りに努めよう

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当日は予定時刻の30分前までにお店に到着していましょう。お手洗いの場所の確認を行い、席次をチェック。手土産がある場合には、このときお店に預けておくと、最後に手渡すときもスマートです。相手をお迎えするときは、全員でお迎えし、軽く挨拶をすませたら個室へ案内します。

主催側の「お忙しい中お越しくださいましてありがとうございます」などの挨拶からスタートしますが、普段のようにすぐに商談に入るのではなく、まずは他愛もない世間話などから、お料理やお酒を楽しんでいただきましょう。相手を楽しい気分にさせることが目的ですから、場の雰囲気を作るためには、話題づくりも重要ですよね。このとき、相手をむやみに褒めちぎったり、心にもない言葉を連発したりしないよう注意してください。おもてなしは心から。無理に持ち上げなくとも、相手を喜ばせたいという気持ちは自然と見えるところに出るものですし、伝わるものです。

終了の時間が近づいてきたら、お手洗いにでも行くように自然と席をたち、お会計を済ませに行きます。このとき、相手にタクシーが必要だと判断される場合はお店側にお願いして手配してもらいましょう。「宴もたけなわでございますが、この辺で締めさせていただきます」などの言葉で終了し、手土産などをお渡しして、相手をお見送りします。間違っても自分が酔って泥酔してしまったりしないように気をつけてください。また、接待を受けた側は必ずお礼を言う事を忘れずに。翌日にメールや電話でさらに丁寧にお礼を言うと、感じが良いですね。



日本ならではの和室で接待をする場合に気をつけるべき、和室のマナー

和室での接待を行なう場合、基本的な動作はすべて座って行なうことになります。ふすまの開け閉めは勿論ですが、敷居や畳の縁を踏まないように歩くこと、座布団の上で立ち上がらないことなどがマナーです。

部屋に通されても、すぐに下座へは向かわず、入り口脇に正座して相手を待ちます。相手が来たら、手をついてまずは挨拶。腰や背中を丸めたお辞儀はしないように気をつけましょう。お話しは席につき、お茶をいただいてから切り出すものですから、お茶が出てくるまでは世間話などで間をつなげてください。また接待を受ける側の場合は、相手のおもてなしを遠慮せずにいただくことが大切です。料理に選択肢がある場合や、好みなどを聞かれたら、遠慮なく答えましょう。

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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員