会議は今後の業務内容を決定する重要なミッションです

会議では、皆お互いに貴重な時間を割いて集まりますから、今後のためにも実りある内容にしなければいけません。そのためには事前の準備が必要であり、勿論、会議で決定される内容が、今後どのような業務に、どのような形で影響するものなのか、あらかじめ方向性を理解しておくことが重要です。新人で勝手がわからないからと言って、なんでも先輩まかせでは成長しません。会議に参加するときは、進んで準備作業を手伝うように心がけましょう。

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会社では、役員会議、部内会議、企画会議など、関係者同士が集まって打ち合わせをしたり、意見を交換したりする会議がたくさんあります。新人が参加できる会議は少ないかもしれませんし、参加しても話の内容がさっぱり分からないかもしれません。それでも、会議に参加して多くの意見や報告などを聞くことは、今後、仕事をしてゆくにあたって非常に参考になる部分も多いでしょう。積極的にメモを取り、分からない単語や用語が出てきたら、会議終了後に先輩や上司に尋ね、どんどん勉強をしていく姿勢がとれると良いですね。

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会議を行なう前の準備として、新人には書類作成の仕事が任されるかもしれません。それが、どんな内容を話し合うための会議で、自分が作成している書類にはどんなことが書かれていて、今後どのような方向性で業務が進められると書いてあるのか、しっかり理解しながら作成するようにしましょう。また、自分なりの疑問点を必ずメモしておいてください。会議の内容や資料内容を把握するためには、自分の疑問点を明確にしておくことが大事です。最初のうちは会議に参加してもなかなか質問が出来ないと思いますが、自分の意見をハッキリと持ち、それを裏付けるデータまで揃えることができたら、素晴らしいですね!

また、会議の前ではプロジェクターやスクリーン、パソコンやポインター、ホワイトボードなどの機材が必要になる場合があります。準備をするのは新人の役目ですから、テキパキと行動して、各機材を設置しましょう。そして、会議の10分前になったら、着席しているよう心がけてください。



会議での6つの心得について

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会議では、貴重な時間を割いて集まっている人が多いため、出来るだけ簡潔に分かりやすく進行することが重要です。そのために覚えておくべき6つの心得をご紹介しましょう。

一つ目は、議長や司会者の進行に必ず従うこと。例えば、会議の話を脱線させるような、テーマとしてあがっていない内容を持ち出して討論しようとすることや、進行に口を挟んで発言をしたりする行為は厳禁です。湖の水質調査について話合う会議で、キレイな水質を保つためには何をすべきかを意見しても、論点がズレているため相手にされません。どうしても議論が必要だと思われるものについては、後日、別の会議が設けられますから、無理をしてすべての答えを出そうとはせず、その日話し合うべき内容ときちんと向き合いましょう。

二つ目は質問や意見をいう際には、必ず挙手をすること。いきなり話し始めると、議長や司会者の話しの腰を折ってしまったり、すでに発言している人の言葉を遮ってしまうことにもなります。意見を述べる際には、挙手してから「よろしいでしょうか」と声をかけることがマナーです。

三つ目は話をする時は結論から言いましょう。反対されるのでは? 文句を言われるのでは?…と不安になると、人間誰でもまずは言い訳からくどくどと述べてしまう場合があります。しかし会議でこれはNG。まずは簡潔に結論を述べ、それから、何故この結論へいきついたかを要約して説明しましょう。

四つ目はとにかくメモをとること。分からないこと、重要なこと、気になること、すべてメモを取ります。そこから新しい疑問も生まれてきますし、重要な問題点に気が付くかもしれません。頭の中だけで会議の内容を整理するのは難しいですし、覚えておくのも大変ですから、できるだけ多くメモをとってください。しかし、メモを取ることに必死になって、下を向いてばかりいると、発言をしている人に注目していないと思われてしまいますから注意してください。

五つ目は他の人の話を決して遮らないこと。発言をするときは、誰かが話し終わったのを見計らって挙手をし、続いて自分の意見を述べます。相手が話をしている最中に、「え?それってどうなるの?」と重要な疑問が思い浮かんだとしても、相手が話しを終えるまできちんと待ってください。

六つ目は会議では感情的にならないこと。つねに冷静な判断が求められています。誰かに反論され、ついムキになって言い訳をしてしまったり、態度を悪くすることは絶対にしないようにしましょう。また執拗にこだわりを持っている部分を押し通そうとしたり、単なる好みの問題として選択肢を選んだりすることもいけません。あくまでもデータから導き出せる結果論を用いて、実用的で機能的な方を堅実に選びましょう。個人趣味に関しての意見を述べる場所ではありませんから、仕事として述べる意見と、個人的な意見は別々に考えなければいけないのです。


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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員