社外文書の基礎構成とは?

社外文書には基礎になる構成というものがあります。まずは挨拶文として頭語を入れ、時候や日頃の感謝を記した前文を書きます。その後に本文を書き、今後ともよろしくお願いしますのような末文を入れ、最後に結語を入れるという構成です。時候の挨拶や、頭語・結語に関しては「ビジネス文書の基本」をご覧ください。

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発信日は20○○年○月○日
20○○/○/○とはしない。基本的に右上に表示

宛名は日付より下の左上に。○○○会社様
あるいは○○○会社 ○○様
○○会社○○課 ○○様など

発信者○○会社○○課
名前○○○○○○(必要ならば捺印も)
会社の住所
電話番号
FAX番号
メールアドレスなど

○○イベント10周年記念パーティ

拝啓、落ち葉の候、皆様におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、おかげさまで毎年秋恒例○○イベントも、今年で10周年を迎えることとなりました。これもひとえに皆様方のご指導の賜と、心より厚く感謝申し上げます。つきましてはお世話になっております皆様と、下記の通り、心ばかりの会を催したいと存じます。

ご多忙とは存じますが、ぜひご出席いただきたくお願い申し上げます。

① 4月20日(水)14:00~

② ○○駅向かい ▲▲▲ホテル3階 イタリアンレストラン ペニー
住所:東京都港区○○町○○1-2-3

なお、勝手ながらご出席のご都合を、○月○日までに同封のハガキ、またはお電話、FAXにてご連絡くださいますようお願い申し上げます。



社外文書は、連絡文書と社交文書の2種類

連絡文書には、請求書、注文書、見積書、依頼状、督促状などがあり、社交文書には、会社移転、転勤などの挨拶文書や、招待状、案内状、見舞い状などがあります。とにかく仕事では様々な文書を扱いますから、慣れてくれば挨拶文も時候も頭語なども簡単に思い浮かぶはずです。また、本文の文面などの作成もスムーズにいくようになります。最初はテンプレートなどを見て、そのままの文面をマネしても良いですが、いつも同じ文面では変化がありませんから、どんどん工夫していってくださいね!

発信日は20○○年○月○日
20○○/○/○とはしない。基本的に右上に表示

宛名は日付より下の左上に。○○○会社様
○○○会社 ○○様
○○会社○○課 ○○様

発信者:元○○会社○○課
名前○○○○○○

 拝啓、新緑がまぶしい季節となり、皆様におかれましてはますますご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
 さて、この度私は○月○日をもって、○○会社を円満退社し、○月○日より株式会社◆◆◆に入社致しました。
 在職中はひとかたならぬご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。急なお知らせとなりましたことをお詫びするとともに、今後とも変わらぬご厚誼をお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら書中を持ちましてお礼かたがたご挨拶申し上げます。

敬具


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社会人一年生も、すでにたくさんの実戦経験を積んでいる方も、もう一度基礎からビジネスマナーを見直してみましょう。すっかり初心を忘れていることが多いかもしれませんね。派遣社員契約社員